Rahmenbedingungen

1. Motive für freiwilliges Engagement

Viele Menschen möchten in der Gesellschaft oder für sie  aktiv sein, neue Kontakt aufbauen, Interessen, Kenntnisse und Erfahrungen einbringen, neue Erfahrungen machen. Sie möchten Verantwortung übernehmen, manche vielleicht aktiv an der Entwicklung der Organisation oder des Vereins mitwirken. Sie hoffen auf Anerkennung für ihren Einsatz, möchten vielleicht auch ihre Chancen auf eine spätere Beschäftigung verbessern. Eine interessante Aufgabenstellung, die zudem Spaß macht und deren Sinn klar erkennbar ist, kommt den Bedürfnissen der Freiwilligen entgegen- auch wenn sie statt eines materiellen Lohns nur einen ideellen Gewinn bietet.

Um die Menschen zu finden, die ihre Zeit und Fähigkeiten unentgeltlich zur Verfügung stellen, bedarf es einiger Überzeugungsarbeit und solcher Angebote, die den individuellen Bedürfnissen der Freiwilligen entgegenkommen.

2. Das Miteinander von Haupt- und Ehrenamtlichen

Die Einstellung der Hauptamtlichen gegenüber den freiwilligen Mitarbeitern ist die Grundlage für eine gedeihliche und nachhaltige Zusammenarbeit. Einarbeitung, laufende, bei Bedarf auch später noch unterstützende Begleitung des Freiwilligen sind selbstverständliche Voraussetzungen. Ehrenamtliche sollten nach Möglichkeit als gleichwertige Mitarbeiter behandelt werden. Aufkommendes Konkurrenzdenken ist ein Warnsignal für Unklarheiten oder Missverständnisse in der Rollenbeschreibung oder Rollenwahrnehmung. Solche Störungen in der Zusammenarbeit sollten rasch und offen bearbeitet und geklärt werden.

3. Genaue Aufgabenbeschreibung;

Grundlegend für die erfolgreiche Zusammenarbeit mit Freiwilligen ist eine konkrete (möglichst schriftlich fixierte) Aufgabenbeschreibung samt der mit diesen Aufgaben verbundenen Kompetenzen. Diese Beschreibung vereinfacht das Einstellungsgespräch, ist Grundlage für die Zusammenarbeit und schützt beide Seiten vor Missverständnissen und Enttäuschung. Meist ist Festlegung von Arbeitszeiten als Bestandteil der Vereinbarung sinnvoll. Das schließt spätere Wünsche nach Veränderungen ja nicht aus.

4. Beginn und Ende der Zusammenarbeit

Im Erstkontakt wird der Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit gelegt. Wer sich auf eine bestimmte Ausschreibung mit konkreter Aufgabenbeschreibung hin „bewirbt“, wird in diesem Gespräch klären wollen, ob ihm die Aufgaben liegen, er für sie geeignet sein könnte und ob die Rahmenbedingungen passen. Bei positivem Gesprächsverlauf und einer eventuellen Schnupperphase kann rasch eine schriftliche oder mündliche Vereinbarung getroffen werden.

Andere Interessenten brauchen mehr Beratung und Zeit zum Überlegen. Auch hier helfen konkrete Aufgabenbeschreibungen, Schnupperphasen und das Wissen darum, dass ein Ausstieg auch nach einer Einarbeitung jederzeit möglich ist und durchaus - für beide Seiten richtig - sein kann.

Der Freiwillige ist als Außenstehender auf Sie angewiesen. Seine Fragen können Ihre Einrichtung betreffen, Vorstellungen über seine zukünftige Aufgaben oder die vielen Besonderheiten freiwilligen Engagements im Unterschied zu einem „regulären“ Arbeitsvertrag. Im Gegensatz zum „regulären“ Arbeitsvertrag kann ein Ende der freiwilligen Verpflichtung jederzeit vereinbart werden. Über das Wie sollten Sie sich schon zu Beginn der Tätigkeit austauschen.

Wenn der Einsatz voraussichtlich z.B. wegen des Ablaufes einer Ausbildung nur auf eine bestimmte Zeit angelegt ist, sollte der Wunsch nach einem späteren Nachweis frühzeitig bekannt sein. Für einen solchen Nachweis könnte eine vom Freiwilligen laufend geführte einfache Liste über Einsatzzeiten und -inhalte nützlich sein – und nebenbei auch für Motivation, Selbstverantwortung und laufende Selbstkontrolle.

An das Ende einer Zusammenarbeit gehört immer ein offenes und konstruktiv geführtes Gespräch (mit positivem Tenor). Selbst wenn Sie als Vertreter der Organisation über eine Beendigung des Einsatzes erleichtert sein würden- im Gespräch können Sie Rückmeldungen bekommen zur eigenen Einrichtung und Anregungen geben für ein individuell passenderes Engagement. Gehen Sie davon aus, dass Ihr ehemaliger freiwilliger Mitarbeiter seine Erfahrungen mit Ihrer Einrichtung in seinen Bekannten- und Freundeskreis weitertragen wird – ob negativ oder positiv.

5. "Schnupperphase", Einarbeitung und Probezeit

Eine Schnupperphase empfiehlt sich, wenn die in Frage stehende Arbeit für den Ehrenamtlichen neu ist, und er sich vor der Entscheidung ein Bild machen möchte – oder sollte. Neueinsteiger können sich so selbst prüfen, ob ein solches Engagement in ihr Leben integrierbar ist. Der Interessent kann sich unverbindlich über den Arbeitsbereich informieren und feststellen, ob er seinen Vorstellungen, Fähigkeiten und Möglichkeiten entspricht. Andererseits erlaubt die Schnupperphase dem hauptamtlichen Mitarbeiter, eine potentielle Zusammenarbeit ohne Druck zu prüfen. Nach der Entscheidung für den Einsatz unterstützt eine Einarbeitung den guten Einstieg, ergänzt um mehrfache kleine Feedback-Gespräche. Eine Probezeit zu vereinbaren ist sinnvoll Das signalisiert bei Ehrenamt die Achtung des Aspektes „Freiwilligkeit“ und soll den Selbst-Testungs-Charakter dieser Zeit verdeutlichen. Beide Seiten entscheiden mit dem Ablauf der Probezeit offen und frei, ob und wie es weitergeht.

6. Ansprechpartner und Begleitung

Freiwillige Mitarbeiter brauchen eine feste Ansprechperson, die mit allen Belangen der Freiwilligenarbeit in der Organisation vertraut ist. Da die Freiwilligen in der Regel nur einige Stunden in der Woche in der Einrichtung sind, sind sie kaum in die interne Kommunikation über relevante Inhalte eingebunden. Ein fester Ansprechpartner kann sicherstellen, dass auch die freiwilligen Mitarbeiter nicht von den wichtigen Informationen ausgeschlossen sind.

Neben dieser Begleitung können regelmäßige Gespräche mit anderen Freiwilligen der Einrichtung stattfinden. Bei psychisch belastenden oder anspruchsvollen Tätigkeiten sollte nach Möglichkeit Supervision angeboten werden. Besteht die Möglichkeit nicht, sollten regelmäßige Gesprächsmöglichkeiten geschaffen werden, um Überbelastung oder Überforderung rasch zu erkennen und dem freiwilligen Mitarbeiter Unterstützung zu geben. Das nützt Ihrem freiwilligen Mitarbeiter und kann zugleich die Qualität der geleisteten Arbeit verbessern.

7. Verantwortung und Mitbestimmung

Besprechen Sie gleich zu Beginn, welche Verantwortung mit dem freiwilligen Einsatz verbunden ist, wann und inwieweit der Freiwillige selbst Entscheidungen treffen kann und darf- und wann nicht. Außerdem sollten auch Möglichkeiten für Mitbestimmung und das Einbringen eigener Vorstellungen angesprochen werden. Außenstehende sehen mit anderen Augen und erleben Ihre Einrichtung auf ihre Art; sie können hilfreiche Beobachtungen machen und  kreative Anregungen geben. Die beste Gelegenheit, hierüber zu sprechen, ist das Feedbackgespräch.

8. Auswertung der Mitarbeit

Die Zusammenarbeit von Haupt- und Ehrenamtlichen gewinnt mit der Vereinbarung und Durchführung regelmäßiger Feedback-Gespräche (4 Wochen-Rhythmus meist günstig). Im Vordergrund stehen Rückblick auf die letzten Wochen (Waren Aufteilung bzw. Zuweisung der Arbeit sinnvoll? Zeiteinsatz, Erfüllung der gegenseitigen Erwartungen), Vorschau auf die kommenden Wochen (Aktuelles in der Einrichtung mit Auswirkung auf den Einsatz des Freiwilligen) und die Aufnahme von Anregungen, Beobachtungen des Freiwilligen Das Gespräch kann zeitlich angebunden werden z.B. mit regelmäßigen Beratungen der Mitarbeiter der Einrichtung, der Monatsplanung o.ä. - also mit Routine-Aktivitäten. Wenn das Feedback-Gespräch (immer unter 4 Augen) hier angebunden ist, bekommt es den Charakter des Normalen, spart deutlich Zeit, verhindert das Ansammeln negativer Gefühle und ist zugleich eine gute Möglichkeit, Anerkennung für Engagement und Arbeit zu vermitteln – oder Veränderungen zu veranlassen.

9. Fort- und Weiterbildung

Um qualitative Standards einer Einrichtung (auch im Vergleich mit anderen) zu halten und zu verbessern, ist Weiterbildung der Mitarbeiter/innen unumgänglich. Wo immer möglich, sollten Sie Ihre Freiwilligen einbinden. Zudem sind Bildungsangebote für Freiwillige Ausdruck der Anerkennung. Sie zeigen, dass sie als Mitarbeiter/Innen anerkannt sind und ernst genommen werden. All dies trägt zu einer intensiveren Identifikation mit Ihrer Organisation bei.

10. Anerkennung

Nehmen Sie die unentgeltlichen Dienste der Freiwilligen nicht stillschweigend als Geschenk entgegen! Zeigen Sie, dass Sie die Hilfe und den Einsatz schätzen und anerkennen. Das kann im täglichen Umgang miteinander deutlich werden, im monatlichen Feedback-Gespräch, am kleinen „Bonbon“ wie der Teilnahme an internen Aktivitäten oder in einer jährlichen „Dankeschönveranstaltung“ noch öffentlicher gemacht werden Zu denken ist auch an eine Anmeldung für offizielle Anerkennung, in Chemnitz z.B. die Danke-Card der Bürgerstiftung für Chemnitz. Bei Erfüllung bestimmter Voraussetzungen erhält der Karteninhaber, also der Freiwillige, für das folgende Jahr zahlreiche Vergünstigungen bei den beteiligten Partnern. Integrieren Sie die Anerkennung der freiwilligen Arbeit auch in die Selbstdarstellung Ihrer Organisation (z.B. Jahresberichte), indem Sie der Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen einen besonderen Abschnitt widmen.

11. Nachweise

Eine zentrale Form der Anerkennung und darüber hinaus nützlicher Beleg für zukünftige Bewerbungen o.ä. ist ein schriftlicher Nachweis über die ausgeübte Mitarbeit als Ehrenamtlicher in Ihrer Organisation. Der Arbeitsaufwand ist gering – die Wirkung groß! Stellen Sie Ihren Freiwilligen einen Nachweis aus über die eingebrachte Arbeitszeit, die Art der Tätigkeit ggf. mit ihren besonderen Anforderungen und über besuchte Fortbildungen.

12. Kostenerstattung

Damit die Freiwilligen für ihr unentgeltliches Engagement nicht auch noch bezahlen müssen, sollte sichergestellt werden, dass die zur Erledigung der Arbeit notwendige Kosten (Material-, Fahrt- u. Portokosten) von der Organisation übernommen werden.

13. Versicherung

Um die Freiwilligen und Ihre Organisation zu schützen, sollte eine ausreichende Versicherung gegeben sein. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten vom gesetzlichen Unfallversicherungsschutz, die Gruppen-Unfallversicherung durch die Organisation bis hin zur privaten Unfallversicherung. Auch die Frage einer Haftpflichtversicherung, ob privat, durch die Organisation oder im Rahmen der Unfallversicherung sollte früh geklärt sein. Informationen hierzu gibt u.a. das Sächsische Staatsministerium für Soziales und Verbraucherschutz (z.B. Broschüre  „Versicherungsschutz im Ehrenamt und bei bürgerschaftlichem Engagement“)

14. zu guter Letzt

Dies ist nur eine Checkliste mit Anregungen und Tipps, die Sie und Ihre Organisation für eine gute und nachhaltige Zusammenarbeit mit Ihren Freiwilligen nutzen können. Die Erfahrung zeigt, dass gutes und offenes Klären im Vorfeld Mühen und Enttäuschungen später ersparen kann.Je wichtiger und unentbehrlicher der Einsatz ehrenamtlicher Helfer wird, desto nützlicher ist auch die Professionalisierung der Zusammenarbeit zwischen Haupt- und Ehrenamt. Weiterbildungen für Mitarbeiter, die mit dem Einsatz von Freiwilligen und der Freiwilligen-Koordination betraut sind, finden Sie z. B in der „Akademie für Ehrenamtlich-keit Deutschland“.